您所在的位置 >> 北京公招网 >> 充电中心 >> 文章内容
公文写作——20字诀
来源:中直党建网 2011年6月7日    

  公文的种类不同,它的特定对象、目的、条件不一样;但是它们有明显的共性,写作时必须遵循这些共同规律。我们从多年写作实践中把它归纳为“20字诀”:符合政令,行文周严,格式规范,遵守规则,表述精当。

  (一)符合政令

  一切公务活动必须贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策。因此,公文必然带有鲜明的政治性、政策性。公文必须符合一定时期内党和国家的方针、政策、法规。

  一份公文的主发内容总有诸多横向涉及,受着多方面的方针政策、法规约束,必须协调一致。所以,公文撰写者必须具有一定的政策理论水平,对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握,有着分析问题、解决问题的能力。

  公文是办事的依据,必须实事求是,符合客观实际,即要真实可靠,数据准确无误,结论切合实际,办法切实可行。

  实事求是的公文原则具体表现在:一是内容符合实际,力求正确;二是要有情况、有办法、有措施、有理论。这就要求撰写者认真深入实际,调查研究,有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理问题的意见、措施。

  撰写公文,要了解领导意图,弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围;要“吃透两头”:认真阅读本文件有关的文件,明确政策界限,要熟悉业务,调查研究,掌握实际情况。这样,制订具体政策和实际情况很好结合起来,就能写出政策性强、能解决实际问题的好公文。

  (二)行文周严

  公文实用性强,要据此办事,行文必须周严:

  1. 结构严谨。公文一般有相对固定的格式,写作时要把握特点,行止有序,自然、清晰、严谨。

  正文一般分开头、中段、结尾三部分:

  开头:开篇明意,简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号,长文可先提出要点。

  中段:表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策,把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的,可分段写,或用序数表明项目,以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。

  结尾:表述发文机关对文件办理的要求,或请求批复,或要求执行,或提出希望,首尾呼应,结束全文。

  2. 直笔表述:叙述情况,一清二楚;汇报工作,实事求是;表明观点,态度鲜明;提出要求,明确具体。平直,简洁,明了。

  3. 行文得体:对于不同的行文关系、行文方向,语气上要有所区别。

  4. 坚持一文一事(综合性报告除外)。

  (三)格式规范

  严格按照公文格式写作:首先,公文的文体要合乎规范,所谓的文体是指公文的语言体例,也就是语体,包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图,这就要求语言简洁明快,用词通俗易懂,文种恰如其分,按照《国家行政机关公文处理办法》规定,每一种公文适用一定的范围,表达一定的内容,相互之间不能混用,例如,需要用批复的,不能用通知。

  其次,公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范,就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中,如果格式不合乎要求,就会影响公文效用的发挥。例如,有的文件,文头合乎规范,没有标题,收文一方就很难看出文件的内容,因而就会增加处理文件的困难;有的文件,发文编号不合乎规范,错编或漏编,天长日久,再需用这份文件,就很难查找,或者需要反复考证;有的文件结尾不合乎要求,没有加盖公章,这个文件所证明的事项就得不到承认;有的文件用纸不合乎规范,装订起来大小不一,给立卷归档带来很多麻烦。因此,国家规定的统一的公文格式,任何发文单位不得另搞一套,自行其是。

  (四)遵守规则

  明确行文关系,严格按照行文规则办文:

  1. 要按办文意图和行文关系选准文种,分清上行文、下行文、平行文,同一方向行文也要确定合适的文种,如上行文中请示与报告不能混淆。

  2. 不能越级行文,因特殊情况必须越级请示时,应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。

  3. 除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。

  4. 向下级机关的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。

  5. 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。

  6. 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

  7. “报告”中不得夹带请示事项。

  8. 受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

  (五)表述精当

  实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文,要注意表达准确、措词严谨,准确无误地传达党和国家的方针政策;下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗,观点明确,事实不夸大,矛盾不掩盖。

  无论写什么文章,用尽量少的文字反映尽量多的内容,是写文章的基本要求,为此,就必须在遣词造句方面字斟句酌,使公文的字、词、句准确通顺,主词、动词、宾词完整,单句、复句分清,段落、层次分明,标点符号无误。